Adobe Acrobat Connect/Share my Screen w praktyce

Razem czy osobno? Pokaż mi swój ekran a powiem Ci jak pracujesz…

Wraz z nadejściem pakietów Adobe Creative Suite 4 firma Adobe zaproponowała swym użytkownikom nowość – możliwość na żywo przez Internet. Co nam to daje?

Przede wszystkim pracę wraz z klientem nad jednym projektem poprzez konto na serwerze Acrobat.com. Tylko czy to aby…?

Brzmi to troszkę niewiarygodnie i chyba jak się zaraz okaże, nieprawdopodobnie działa. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy wraz z naszym klientem na żywo pracujemy nad jednym projektem, Klient mówi nam bardziej w prawo, proszę zmienić zdjęcie itp.

A wszystko w Czesie niemal rzeczywistym odbywa się zarówno na naszym jak i jego monitorze. Brzmi fascynująco i w sumie tak to też działa.

Sam nie wiem czy jest to bardzo dobra czy bardzo zła funkcja. Z jednej strony to rewelacja, by klient mógł wraz ze mną uczestniczyć w procesie budowy projektu. Z drugiej strony może być to przysłowiowym gwoździem do trumny i nie tylko nie pozwoli na ukończenie projektu w terminie, ale także kompletnie zrujnuje nam relacje z klientem.

Oczywiście przedstawiam tu tylko jeden z możliwych scenariuszy. Jeśli spojrzymy na możliwości jakie oferuje nam funkcja Share My Screen z innej strony, może to okazać się całkowicie rewelacyjnym rozwiązaniem. I raczej tak to oceniam mimo wcześniejszych wątpliwości.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy zespół projektowy podczas prac nad jednym dokumentem może na żywo dokonywać poprawek niezależnie od tego gdzie na świecie znajdują się jego członkowie. To już jest rewelacja i pod tym kątem spróbujmy przeanalizować możliwości jakie oferują programu pakietu Creative Suite 4 w tym właśnie zakresie.

Pokaż mi swój ekran – Share my Screen

Każdy program pakietu Adobe CS4 posiada prostą funkcję Share My Screen dostępną w menu górnym File. Pozwala ona na pokazanie ekranu własnego monitora dowolnym współpracownikom, klientom czy wreszcie chętnym z całego świata nie tylko własnego ekranu lecz przede wszystkim elementów bieżącego projektu.

Istota działania tej funkcji jest niezwykle prosta. Aktywujemy własne konto na serwisie Acrobat.com i w zasadzie od razu możemy cieszyć się z możliwości użycia Share My Screen z dowolnej aplikacji Adobe.

Spróbujmy prześledzić działanie tej funkcji na przykładzie programu Adobe Indesign CS4. W tym celu, otwieramy dowolny dokument InDesign i za pomocą polecenie Fiele>Share My Screen aktywujemy możliwość transmisji podglądu danych z programu za pośrednictwem Internetu.

W pierwszej chwili, otwiera się okno dialogowe Share My Screen, gdzie musimy wprowadzić dane dotyczące naszego konta w serwisie Acrobat.com.

Utworzenie takiego konta jest całkowicie bezpłatne i daje możliwość wykorzystania oprogramowania Acrobat Connect i połączenia tworzonego nawet dla trzech odległych użytkowników jednocześnie.

W rezultacie, darmowe konto Acrobat.com, pozwala nie tylko na wspólną pracę ale także na tworzenie niewielkich szkoleń on-line. Oczywiście, płatne konto Acrobat Connect Pro oferuje daleko większe możliwości i leszą jakość połączenia. Nie zawsze jednak warto wydawać pieniądze na usługę, jakiej nie znamy.

Dzięki funkcji Share My Screen możemy wcześniej przetestować jak działa Acrobat Connect i w razie potrzeby skorzystać z możliwości jakie oferuje nam wersja Pro.

Bezpośrednio po zalogowaniu do konta, otwiera się nowe okno programu Acrobat Connect, które umożliwia nam podjęcie dalszych działań.

W tym miejscu, mamy przede wszystkie możliwość wysłania zaproszenia wraz z adresem naszej, unikalnej sesji do dowolnego użytkownika komputera na całym świecie. Co ważne adresat wiadomości nie musi posiadać konta Acrobat.com, nie musi także posiadać żadnej wersji InDesign ani nawet szczególnie nowej wersji Acrobata.

Niestety nie miałem możliwości sprawdzenia, jak zachowa się komputer bez zainstalowanej wersji Acrobata lub Acrobat Readera, ponieważ dziś już trudną jest znaleźć taką maszynę. Drugi komputer testowy, z jakiego korzystałem podczas pisania tego artykułu wyposażony był w pełną wersję Acrobata 6 w języku polskim.

Na kolejnym, Macu miałem do dyspozycji pełną wersję programu Adobe Acrobat 9 Pro. W obu przypadkach możliwości jakie miał uczestnik spotkania online były zupełnie jednakowe. Powoli odnoszę wrażenie, że do współpracy z serwisem/aplikacją Acrobat Connect nie jest wymagana żadna wersja Acrobata!

Acrobat Connect czy też pełna wersja Acrobat Connect Pro to następca programu Macromedia Breeze. Mam nieoparte wrażenie, że programiści Macromedia projektując swój program nie myśleli o integracji z konkurencyjnym wtedy Acrobatem.

Za pomocą przycisku Send Email Invitation możemy bezpośrednio z Connect przesłać zaproszenie do udziału w sesji online. O ile to konieczne, możemy także skopiować widoczny powyżej adres wirtualnego spotkania i przesłać go wybranym użytkownikom w tradycyjny sposób. Po przesłaniu zaproszeń do spotkania zamykamy okno Meet Online With Others i rozpoczynamy właściwą sesję.

Nasze działania rozpoczęliśmy od programu Adobe InDesign oznacza to, że po uruchomieniu przyciskiem Share My Computer Screen wszyscy zaproszenie i zalogowani użytkownicy zobaczą bieżący dokument projektowany za pomocą tej właśnie aplikacji. Daje to niezwykłe możliwości dostosowania projektu do szczególnych potrzeb czy też oczekiwań Klienta czy też współpracownika.

Zanim jednak zaproszenie użytkownicy będą mogli na żywo obserwować zmiany jakie wprowadzamy w budowanej pracy, musimy zezwolić im na udział w spotkaniu. Prześledźmy więc działania jakie musi wykonać typowy użytkownik komputera by móc dołączyć do wirtualnego spotkania oferowanego przez użytkowników oprogramowania Adobe CS4.

Logowanie użytkowników do wirtualnego spotkania

Każdy zaproszony użytkownik informowany jest o wirtualnym spotkaniu za pośrednictwem maila. Oczywiście, warto wcześniej uzgodnić termin i czas spodziewanej prezentacji. Sam e-mail nie jest wszechwładny, jeśli nasz klient czy współpracownik nie korzysta w danej chwili z Internetu tego typu zaproszenie nie zda egzaminu. Zatem ustna, telefoniczna konsultacja terminu i godziny spotkania okaże się nieunikniona.

Przesłana z programu Acrobat Connect wiadomość e-mail zawiera łącze do naszego spotkania. najprościej, gdy zaproszony użytkownik skorzysta bezpośrednio z linku przesłanego w treści maila. Oczywiście może on także skopiować i wkleić lub po prostu wpisać adres spotkania w oknie dowolnej przeglądarki internetowej. Co chyba zrozumiałe samo uruchomienie programu Connect nie jest wystarczające by wziąć udział w spotkaniu online. Każdy nowy użytkownik pozostaje zablokowany do czasu, gdy organizator spotkania zezwoli na jego udział. To całkiem wygodne rozwiązanie.

Jako organizator spotkania zostajemy poinformowania o przyłączeniu kolejnego uczestnika. To my decydujemy o tym czy może on „wejść” do naszej wirtualnej komnaty.

Jeśli tak się stanie, każdy z dołączonych użytkowników zobaczy ekran naszego komputera – w tym przypadku będzie to program Adobe Indesign. Każdy uczestnik, ma możliwość pisania wiadomości tekstowych online a także w komunikacji głosowej za pomocą mikrofonu i słuchawek.

W rezultacie prowadzący spotkanie, może na żywo reagować na opinie i uwagi uczestników. Co nam to daje? Przede wszystkim możliwość dopasowania wyglądu projektu do potrzeb Klienta, współpracownika czy szefa. Dzięki użyciu technologii Acrobat Connect wymiana informacji na żywo staje się prosta i dostępna dla każdego użytkownika komputera (rysunek 9).

Wspólna praca

Na tym nie kończą się jednak możliwości jakie oferuje nam konto Acrobat.com. Każdy uczestnik spotkania może dynamicznie uczestniczyć w pokazie. Jeśli my jako organizatorzy spotkania, zezwolimy na interakcję (rysunek 10). Każdy użytkownik może nie tylko śledzić zmiany jakie my nanosimy w naszym projekcie, ale także samodzielnie modyfikować bieżący dokument InDesign.

Co ważne, żaden z dołączonych użytkowników nie musi posiadać programu InDesign, wsyztskie operacje wykonuje bowiem bezpośrednio na naszym komputerze (poprzez Internet). Dzięki użyciu programu Acrobat Connect i funkcji Share My Screen modyfikuje on projekt na naszym dysku.

Sam nie wiem czy to jest dobry pomysł. Jeśli wyobrazimy sobie Klienta, który samodzielnie przestawia elementy projektu i buduje dokument według własnych pomysłów, szybko okaże się , że całkowicie zaburzy to charakter naszej pracy.

Z drugiej strony na wstępnym etapie pracy, tego typu możliwości pozwolą szybko znaleźć właściwe rozwiązania bez konieczności dopracowania później odrzuconych projektów.

Jak to działa w praktyce?

Różnie, wiele zależy od szybkości łącza jakim dysponujemy my i nasi współpracownicy. Na łączu typu Neostrada 1MB/s cały serwis działa poprawnie i mimo zauważalnego opóźnienia pozwala na zdalną pracę. Większa liczba uczestników, słabe łącze, a nawet warunki atmosferyczne (deszcz) zdecydowanie pogarszają jakość takiego połączenia.

Warto jednak spróbować możliwości jakie oferuje funkcja Share My Screen w praktyce. A nóż okaże się to doskonałym pomysłem na komunikację z klientem czy też współpracownikami.

Ogromne słowa uznania dla Adobe za udostępnienie wszystkim użytkownikom ich oprogramowania takiej wspaniałej możliwości. Jak wykorzystamy to w praktyce zależy już od naszych pomysłów możliwości technicznych i wyobraźni.

Nawet bezpłatne konto Acrobat Connect oferuje nam wiele więcej możliwości, wszyscy, który nie próbowali tego w praktyce – po prostu powinni!